Расходы на проезд соискателя налог на прибыль. Расходы на подбор персонала: типичные и нетипичные ситуации (Волохова А., Дедич Т.). Приглашение на собеседование

Общество купило и оплатило авиа и железнодорожные билеты для двух физических лиц - претендентов на работу в Обществе, которые поехали на место работы с целью ознакомления с условиями работы. Один из них впоследствии заключил трудовой договор, а другой нет - его не устроили условия работы. Работник, с которым был заключен трудовой договор, приехал из другого региона РФ и будет выполнять свои трудовые обязанности в Усть-Кутском районе Иркутской области. Каков порядок учета таких затрат для целей налогообложения прибыли и облагается ли такая оплата проезда физическим лицам НДФЛ, ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование? Возможно ли минимизировать налогообложение?

Налог на прибыль.

В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом обоснованными расходами признаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала.

С точки зрения налоговых органов, расходы по оплате проезда на собеседование и ознакомление с условиями работы иногородних граждан не могут быть признаны обоснованными и учтены при формировании налоговой базы при исчислении налога на прибыль, поскольку произведены до заключения с ними трудовых договоров и их принятия на работу (письмо УМНС РФ по г. Москве от 30.06.2004 N 26-12/43527).

Однако НК РФ не конкретизирует состав расходов по набору работников, поэтому в их числе, по нашему мнению, могут быть учтены и расходы по оплате проезда иногородних физических лиц на собеседование и ознакомление с условиями работы при условии их экономического обоснования и необходимого документального оформления.

Обращаем Ваше внимание, что обоснованность таких расходов наверняка вызовет претензии со стороны налоговых органов и, учтя эти суммы при исчислении налога на прибыль, правомерность своей позиции Вам, скорее всего, придется доказывать в суде.

Прежде всего, это касается расходов по оплате проезда физического лица, трудовой договор с которым не был заключен. И хотя НК РФ не ставит возможность признания расходов в зависимость от наличия положительного результата как обязательного условия, подтверждающего экономическую обоснованность таких расходов, и Конституционный суд в определениях от 04.06.2007 NN 320-О-П и 366-О-П указал, что обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской деятельности, а не исходя из их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата, мнение контролирующих органов по этому вопросу противоположно.

Так Минфин России по вопросу учета затрат по набору работников дает разъяснения, что в том случае, если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, предоставленных специализированными компаниями по подбору персонала, то указанные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные и учитывать для целей налогообложения (смотрите, например, письма Минфина России от 01.06.2006 N 03-03-04/1/497, от 04.09.2008 N 03-03-06/1/504). А налоговые органы указывают на невозможность учета для целей налогообложения, например, платы за объявление по найму, данное в газете, в том случае, если в результате никто не был принят на работу (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.03.2005 N 20-12/19398), или затрат на медосмотр сотрудников, которым в приеме на работу отказано (письмо УФНС РФ по г. Москве от 26.10.2005 N 20-12/77744).

Судебные органы, как правило, поддерживают налогоплательщиков, признавая расходы по набору кадров обоснованными даже при отсутствии положительного результата (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 08.02.2008 N КА-А40/14488-07-2, от 09.11.2007 N КА-А40/10001-07, ФАС Поволжского округа от 22.05.2007 N А55-29883/05-53).

Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ и ст. 164 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей.

В соответствии со ст. 313 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) государственные гарантии и компенсации лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливаются ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Дополнительные гарантии и компенсации указанным лицам могут устанавливаться законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами исходя из финансовых возможностей соответствующих субъектов РФ, органов местного самоуправления и работодателей.

На основании ст. 326 ТК РФ лицам, заключившим трудовые договоры о работе в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и прибывшим в соответствии с этими договорами из других регионов РФ, за счет средств работодателя, в частности, оплачивается стоимость проезда работника и членов его семьи в пределах территории РФ по фактическим расходам, а также стоимости провоза багажа не свыше пяти тонн на семью по фактическим расходам, но не свыше тарифов, предусмотренных для перевозки железнодорожным транспортом.

Размер, условия и порядок компенсации расходов, связанных с таким переездом, лицам, работающим в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, определяется коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Учитывая, что кандидат приехал из другого региона РФ, и будет выполнять свои трудовые обязанности в Усть-Кутском районе Иркутской области, приравненном к районам Крайнего Севера (перечень утвержден постановлением СМ СССР от 10.11.1967 N 1029), на наш взгляд, оплата его проезда на собеседование и ознакомление с условиями труда может рассматриваться в качестве компенсации расходов, связанных с переездом, предусмотренной ст. 326 ТК РФ, либо в качестве дополнительной компенсации, установленной трудовым и (или) коллективным договором.

В этом случае для целей исчисления налога на прибыль такие выплаты могут быть учтены в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, при условии, что они предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором.

НДФЛ.

При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) согласно п. 1 ст. 210 НК РФ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.

Оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Следовательно, оплата проезда на собеседование и ознакомление с условиями труда физического лица, трудовой договор с которым не был заключен, признается его доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность), на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ.

Таким образом, если оплата проезда физического лица, с которым впоследствии был заключен трудовой договор на выполнение им трудовых обязанностей в местности, приравненной к районам Крайнего Севера, на собеседование и ознакомление с условиями труда, будет учтена в качестве компенсации с точки зрения ст. 164 ТК РФ, эта сумма освобождается от налогообложению НДФЛ.

ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

В соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения единым социальным налогом (ЕСН) для налогоплательщиков, производящих выплаты в пользу физических лиц, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой), а также по авторским договорам.

При этом на основании п. 3 ст. 236 НК РФ выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения ЕСН, если у налогоплательщика они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения страховыми взносами и базой для их начисления являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные главой 24 НК РФ.

Следовательно, если оплата проезда на собеседование и ознакомление с условиями труда физического лица, трудовой договор с которым не был заключен, не будет учтена в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, такая выплата не будет являться объектом налогообложения ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. И, наоборот, при отнесении этой суммы в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, указанная сумма подлежит налогообложению ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование на общих основаниях.

Что касается компенсации расходов на проезд на собеседование и ознакомление с условиями труда физического лица, с которым впоследствии был заключен трудовой договор на выполнение им трудовых обязанностей в местности, приравненной к районам Крайнего Севера, то в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность), не подлежат налогообложению ЕСН и, соответственно, не являются объектом налогообложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.

Вывод:

По нашему мнению, оплата проезда иногородних физических лиц на собеседование и ознакомление с условиями работы, может быть учтена для целей налогообложения прибыли в качестве расходов по набору работников, однако обоснованность таких расходов наверняка вызовет претензии со стороны налоговых органов и правомерность своей позиции Вам, скорее всего, придется доказывать в суде.

Такая оплата признается объектом налогообложения по НДФЛ и при отнесении ее в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, подлежит налогообложению ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.

Сумма, оплаченная за проезд физического лица, с которым впоследствии был заключен трудовой договор на выполнение им трудовых обязанностей в местности, приравненной к районам Крайнего Севера, на наш взгляд, может рассматриваться в качестве компенсации расходов, связанных с его переездом из другого региона РФ, и в этом случае может быть учтена в составе расходов на оплату труда, при условии, что она предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором. Такая компенсация не является объектом налогообложения по НДФЛ, ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

Вопрос: Учитываются ли в целях налогообложения прибыли расходы организации по оплате проезда кандидата, приглашенного на собеседование (по направлению кадрового агентства) из другого города? По результатам собеседования кандидат был принят на должность руководителя филиала в городе, где он проживает. При этом указанный филиал к тому времени не был открыт ("Московский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2004 г.);

Проблемы обоснования расходов на поиск персонала (Л. Левин, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 37, сентябрь 2006 г.);

Вопрос: Работники организации работают по вахтовому методу. Коллективным договором предусмотрена оплата организацией авиабилетов для работников, либо возмещение им стоимости перелета от места жительства до места сбора или от места жительства до объекта и обратно. Облагается ли оплата перелета НДФЛ и ЕСН? Как учитывать оплату перелета при исчислении налога на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2008 г.).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Объедкова Наталья

Ответ проверил:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Волкова Юлия

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Нередко организации проводят мероприятия по подбору персонала во вновь открывающихся региональных отделениях. Окончательное решение о приеме кандидатов принимается после дополнительных встреч и тестирования, для чего кандидаты приглашаются в региональные центры организации. При проведении такого собеседования организация оплачивает проезд и проживание кандидата.

Организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить суммы налога. Исключением могут быть доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со статьями , и Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс), так указанные статьи регулируются ().

Оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом кандидата. И этот доход облагается НДФЛ...

Справка. В Налоговом кодексе РФ сказано, что от НДФЛ могут быть освобождены суммы, связанные с проездом на работу в другую местность и возмещением командировочных расходов (). Компенсация же расходов при переезде в другую местность предусмотрена лишь в случае заключения трудового договора (). А для кандидатов эти поездки не являются переездом на работу в другую местность. Расходы, связанные с проездом и проживанием производятся в целях дальнейшего трудоустройства не сотрудника, а только соискателя рабочего места. Таким образом, оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом кандидата. И этот доход облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Если кандидат использует ресурсы организации

Если организация оплачивает кандидату проезд и стоимость проживания, не выплачивая никаких доходов в денежной форме (например, выдает проездной билет), то у нее нет возможности удержать НДФЛ. В этом случае она обязана, не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором произошла оплата (до 31 января следующего года), письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Согласно утвержденному приказу ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576 «О порядке предоставления в налоговый орган сведений о доходах физических лиц и сообщении о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц» (далее — приказ № ММВ-7-3/576), сведения должны быть предоставлены в формате справки 2-НДФЛ.

В данном случае исчисляет, перечисляет в бюджет и отчитывается непосредственно физическое лицо — получатель дохода (). Декларация подается им по месту жительства по форме 3-НДФЛ (п. 3 ст. 228 НК РФ). Налог перечисляется не позднее 15 июля года следующего за отчетным (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Иная точка зрения

Однако многие суды считают этот вопрос спорным. Арбитры придерживаются мнения, что оплата проезда и проживания кандидатов на собеседование не облагается НДФЛ, причем независимо от того, будет ли кандидат принят на работу или нет. Они аргументируют это тем, что если кандидат будет принят на работу, то расходы, произведенные на проезд и проживание, будут связаны с исполнением трудовых обязанностей, а следовательно, освобождены от уплаты налога согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. В случае, если кандидат не получил вакантное место, никакой экономической выгоды он не получает. В этом случае, арбитры считают, что расходы произведены исключительно в целях организации, а потому облагаемого дохода не возникает (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 № А56-35143/2011).

Минфин же и раньше придерживался мнения о том, что оплата проезда и проживания кандидата в месте собеседования облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 06.08.2010 № 03-04-06/6-170). В письме финансисты ссылались на , который предписывает учитывать в налоговой базе по НДФЛ все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы, право на распоряжение которых у него не возникло. Оплата, по мнению Минфина, услуг проезда и проживания производится в интересах кандидата и признается его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, Минфин признал, что такие компенсации стоимости проезда и проживания кандидата в месте собеседования являются облагаемым доходом.

Подводя итог, скажем, что позиция Минфина понятна и обоснована. Если кандидаты оплачивают проезд на собеседование, а компания потом возмещает расходы, то с них понадобится удержать НДФЛ. А если компания оплачивает билеты соискателей и не выплачивает никаких денег, надо сообщить о невозможности удержать НДФЛ в налоговую инспекцию.

Консультант по налогам Ю.В. Голубева , для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

В соответствии с заключенным договором организация осуществляет для заказчика подбор персонала. Организация-исполнитель компенсирует стоимость проезда, проживания и питания участников собеседования (соискателей) в месте проведения собеседования. Сумму затрат исполнитель предъявляет заказчику для возмещения.
Является ли сумма, компенсируемая исполнителем соискателям, доходом, полученным данными лицами в натуральной форме? Должна ли сумма компенсации облагаться НДФЛ и страховыми взносами?

НДФЛ

Перечень доходов, относящихся к доходам от источников в РФ, приведен в НК РФ, а перечень доходов, относящихся к доходам от источников за пределами РФ, - в НК РФ. Эти перечни не являются исчерпывающими и включают также иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в РФ и за пределами РФ соответственно ( , НК РФ).

При решении вопроса о возможности отнести те или иные выплаты физическому лицу к налоговой базе по НДФЛ следует руководствоваться общим определением понятия "доход" для целей налогообложения, приведенным в НК РФ. Согласно этой норме доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой "Налог на доходы физических лиц" НК РФ.

По мнению Минфина России, оплата (возмещение) организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом, полученным данными лицами в натуральной форме, так как такие собеседования проводятся, в том числе, и в интересах лиц, претендующих на поступление на работу (смотрите, например, Минфина России от 28.10.2010 N 03-03-06/1/669, от 19.08.2010 N , от 06.08.2010 N ).

При этом если оплату (возмещение) расходов кандидатов на участие в собеседовании производит организация, оказывающая услуги по поиску и подбору персонала, то именно на ней лежат обязанности налогового агента по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ в бюджетную систему ( Минфина России от 19.08.2010 N 03-03-06/1/562, от 08.02.2007 N ).

Судебная практика по ситуациям, аналогичным рассматриваемой, не многочисленна. Вместе с тем в своих решениях суды отмечают, что расходы на оплату проезда на собеседование физических лиц их проживание производятся в интересах организации, поэтому у физических лиц - потенциальных сотрудников не возникает дохода, подлежащего обложению НДФЛ (смотрите, например, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.04.2012 N 13АП-3084/12, ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 N ).

Таким образом, вопрос о возникновении дохода у кандидатов на должность в случае возмещения им расходов, связанных с их участием в собеседованиях, является спорным. Поэтому в случае принятия организацией решения о неначислении НДФЛ в рассматриваемой ситуации свою позицию ей, скорее всего, придется отстаивать в суде.

Если же организация не готова к спорам с налоговым органом, то ей следует исчислить, удержать у физического лица, приглашенного на собеседование, сумму НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме, и перечислить ее в бюджетную систему РФ ( , НК РФ). При этом организации необходимо помнить, что уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается ( НК РФ).

Страховые взносы

В соответствии с Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Согласно Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Поскольку кандидат, которому возмещаются расходы на участие в собеседовании, не состоит в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией, то объекта обложения страховыми взносами, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не возникает.

Косвенно наша позиция подтверждается Минздравсоцразвития России в пп. 2.2 п. 2 письма от 05.08.2010 N 2519-19, в котором ведомство применительно к оплате организацией обучения в рамках ученического договора, который не является трудовым договором или гражданско-правовым договором на выполнение работ, оказание услуг, отметило, что указанная оплата не облагается страховыми взносами.

Оплата проезда, предоставляемая по законодательству РФ отдельным категориям работников, не облагаемая страховыми взносами.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Хмелькова Елена

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Начальник кадровой службы намерен пригласить на собеседование соискателя работы из другой местности. Бухгалтеру важно представлять, кто финансирует эту поездку, как оформить документы, какие налоги и взносы заплатит компания и соискатель. Ответы на эти и другие вопросы — в статье.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя оплачивать проезд и проживание соискателя, приехавшего на собеседование из другого города. Но и запрета потратить собственные средства на эти цели, чтобы привлечь и расположить уникального специалиста, оно не содержит.

Порядок оформления приглашения на собеседование потенциального работника также не регламентирован никакими нормативными актами. Это дает возможность составить документы таким образом, чтобы минимизировать налоговую нагрузку.

Налоги и взносы

Специалисты Минфина России в Письмах от 30.06.2014 N 03-04-06/31359, от 28.10.2010 N 03-03-06/1/669 и от 19.08.2010 N 03-03-06/1/562 указывают, что расходы компании на проезд и проживание соискателя, приехавшего к месту проведения собеседования:

— могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, если они экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ);

— являются доходом физического лица — соискателя работы, полученным в натуральной форме, облагаемым НДФЛ (п. 1 ст. 210 и пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);

— не облагаются страховыми взносами, поскольку не являются выплатой в рамках трудовых отношений, поэтому не относятся к объекту обложения в соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ.

Как документально подтвердить и обосновать расходы

Документально подтвержденными считаются затраты, удостоверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Компания может самостоятельно разработать и утвердить пакет документов для безопасного оформления компенсации расходов, связанных с приездом кандидатов к месту собеседования.

Примечание. Обновление общероссийской базы вакансий «Работа в России»

Информационно-аналитическая система «Работа в России» — проект Федеральной службы по труду и занятости — будет модернизирована.

Помимо данных о вакансиях и соискателях разных регионов в базу будут включены сведения об условиях труда, перспективах карьерного роста, социальных гарантиях, условиях проживания, где и как можно пройти переобучение. Доступ к базе бесплатный.

Приглашение на собеседование

Во-первых, предлагаем направить выбранному кандидату приглашение на собеседование. Унифицированной формы такого документа нет. Его можно составить в произвольной форме.

В тексте приглашения стоит описать вакансию, предлагаемые условия работы, оплаты труда, социальный пакет. Также можно указать, что резюме данного специалиста очень заинтересовало работодателя. Квалификация, трудовые навыки, опыт работы — все характеристики полностью удовлетворяют работодателя. Степень заинтересованности такова, что компания готова взять на себя расходы по поездке на собеседование, а также в случае заключения трудового договора затраты по переезду, обустройству семьи работника и прочие его расходы, например по найму жилья.

Примечание. Программа поддержки трудовой мобильности

Минтруд планирует определить территории приоритетного привлечения трудовых ресурсов. Предполагается, что начиная с 1 января 2015 г. при соблюдении ряда условий работодатели из этих регионов смогут принять участие в программе поддержки трудовой мобильности.

Участие в программе позволит компании получить денежный сертификат на сумму 225 000 руб.

В случае заключения трудового договора на срок не менее трех лет работодатель сможет потратить эти деньги на оплату проезда работника, его обустройство на новом месте жительства, обучение при условии, что дополнительно 75 000 руб. на эти цели компания направит из собственных средств.

К экземпляру письма, который остается в компании, для обоснования выбора нелишним будет приложить копии резюме других менее интересных соискателей.

Данный документ будет надежным доказательством экономической оправданности расходов на проезд соискателя на собеседование.

Заявление соискателя о компенсации расходов

Конкретную сумму расходов бухгалтер определит по документам об оплате проезда и проживания соискателя, которые тот приложит к заявлению на выплату денег.

Заявление составляется также в произвольной форме. Однако рекомендуем посоветовать его автору указать свой ИНН, СНИЛС, паспортные данные, место регистрации. Также хорошо бы сделать копии этих документов. Информация может понадобиться бухгалтеру для целей расчета и удержания НДФЛ. Заставлять соискателя написать авансовый отчет нельзя. Пока он не стал работником компании, он не является ее подотчетным лицом.

Покажем на примере, как составить документы, рассчитать налоги, оформить проводки.

Пример. Менеджер по персоналу ООО «Ресурс» проанализировала несколько резюме соискателей на должность «директор отдела продаж» и выбрала самого подходящего кандидата — Р. К. Фаберже, который проживает в Санкт-Петербурге.

Для подтверждения правильности выбора, а возможно, и для заключения трудового договора его необходимо пригласить на собеседование в Новосибирск.

Нужно составить приглашение, подтверждающее экономическую оправданность финансирования расходов на проезд соискателя к месту собеседования и обратно, а также его пребывания в Новосибирске, рассчитать налоги, отразить операции в бухгалтерском учете, если известно, что для прохождения собеседования соискатель вынужден понести следующие расходы:

— купить авиабилеты (Санкт-Петербург — Новосибирск — Санкт-Петербург) — 14 000 руб.;

— оплатить проживание в гостинице — 1100 руб.;

— потратиться на питание — 1000 руб.;

— проезд в общественном транспорте — 100 руб.

Решение. Приглашение на собеседование менеджер по персоналу составила так, как показано на с. 92 (образец 1).

Соискатель откликнулся на приглашение, оплатил свою поездку к месту собеседования, прекрасно показал себя при личной встрече, был приглашен на работу, но взял тайм-аут на размышление. Он подал в ООО «Ресурс» заявление с просьбой компенсировать понесенные затраты и приложил к нему оправдательные документы (чеки, квитанции, билеты).

На основании заявления и прилагаемых к нему подтверждающих документов Р. К. Фаберже выдана согласованная сумма компенсации расходов, за вычетом удержанного с нее НДФЛ, — 14 094 руб. (16 200 руб. — 16 200 руб. x 13%).

Так как соискатель пока не является сотрудником ООО «Ресурс», использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя, расчеты с ним ведутся с применением счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», для аналитики счета лучше создать субсчет, например субсчет 76-6 «Расчеты с соискателями».

В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 76-6, субсчет «Расчеты с соискателями»,

— 16 200 руб. (14 000 руб. + 1100 руб. + 1000 руб. + 100 руб.) — начислена компенсация расходов Р. К. Фаберже, связанных с приездом на собеседование;

Дебет 76-6, субсчет «Расчеты с соискателями», Кредит 68 «Расчеты по НДФЛ»

— 2106 руб. (16 200 руб. x 13%) — исчислен и удержан из суммы компенсации НДФЛ;

Дебет 68 «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51

— 2106 руб. — перечислен в бюджет удержанный НДФЛ;

Дебет 76-6, субсчет «Расчеты с соискателями», Кредит 50

— 14 094 руб. (16 200 руб. — 2106 руб.) — выдана из кассы сумма компенсации расходов Р. К. Фаберже, связанных с приездом на собеседование, за вычетом удержанного НДФЛ.

Если компания сама оплатила проезд и проживание соискателя

Если компания самостоятельно приобретает для соискателя билеты, оплачивает его проживание в гостинице, состав бухгалтерских проводок будет несколько иным, чем в нашем примере.

Проводкой Дебет 26 Кредит 76, субсчет «Расчеты с разовыми подрядчиками», бухгалтер отразит суммы счетов, выставленных транспортной организацией и гостиницей.

Проводка Дебет 76 «Расчеты с разовыми подрядчиками» Кредит 51 зафиксирует факт оплаты этих счетов с расчетного счета компании.

Очевидно, что в этой ситуации у компании нет никакой возможности удержать НДФЛ из дохода соискателя, полученного в натуральной форме.

В этом случае необходимо будет сообщить в налоговую инспекцию и получателю дохода о том, что НДФЛ не был удержан, и указать сумму налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 31 января 2015 г., оформив сообщение по форме 2-НДФЛ с признаком 2.

Примечание. Какие работодатели смогут участвовать в программе поддержки трудовой мобильности

Денежный сертификат выдается работодателю при условии, что:

— он заключает соглашение о содействии в области занятости населения с органом исполнительной власти субъекта РФ;

— у него отсутствуют задолженности по платежам в бюджеты РФ, а также задолженности по выплате заработной платы;

— он привлекает граждан из субъектов РФ, не отнесенных к территориям приоритетного привлечения трудовых ресурсов;

— он заключает с работником трудовой договор на срок не менее трех лет.