Формулы алгоритмы для составления управленческой отчетности. Составляем основные управленческие отчеты. Задачи, которые решает отчетность

Все предприятия по закону обязаны вести бухгалтерский учет и составлять отчетность. Однако стандартная бухгалтерская отчетность не содержит всю информацию, необходимую для эффективного управления бизнесом. Поэтому на большинстве предприятий, кроме бухгалтерской, составляется и управленческая отчетность. Рассмотрим, как производится подготовка управленческой отчетности и ее анализ.

Принципы, на которых основано формирование управленческой отчетности

Главным отличием управленческой отчетности от бухгалтерской является ее ориентированность на потребности внутренних пользователей. Подготовка управленческой отчетности неразрывно связана с процессом бюджетирования. По сути это – один и тот же процесс, и внутренняя управленческая отчетность используется для целей, в первую очередь связанных с контролем за исполнением бюджетов.

Основы бюджетирования и управленческой отчетности базируются на следующих принципах:

Своевременность – вся информация должна быть собрана и предоставлена в установленные сроки, необходимые для обеспечения эффективного управления.
Достаточность – информация должна быть полной, но не избыточной.
Объективность – данные должны соответствовать реальному состоянию предприятия.
Сопоставимость – возможность объективного сравнения плановых цифр с фактическими, а также показателей за разные отчетные периоды.
Конфиденциальность – информация должна предоставляться пользователям в соответствии с их служебными обязанностями.
Экономическая целесообразность – затраты на сбор и обработку информации не должны превышать экономических выгод от ее использования.

Анализ управленческой отчетности проводится по тем же принципам, что используются и для бухгалтерской отчетности. Анализируется структура баланса, состав затрат, производится сравнение с планом и с предыдущими периодами, определяются различные относительные показатели - рентабельность, ликвидность и т.п.

Существенным отличием здесь является периодичность. Бухгалтерская отчетность составляется и анализируется ежеквартально, управленческая – гораздо чаще. Как правило, основные управленческие отчеты составляются ежемесячно. Но по ряду показателей (например, объемы выпуска, продаж, поступление денег) информация может предоставляться еще чаще – подекадно, еженедельно и даже ежедневно.

Следовательно, возможностей для оперативного анализа в данном случае намного больше. Это позволяет руководству компании «в режиме реального времени» реагировать на изменяющуюся ситуацию на рынке.

Формы управленческой отчетности

Составление управленческой отчетности должно обеспечить ее пользователей полноценной информацией обо всех аспектах деятельности предприятия. С этой целью в состав управленческой отчетности включаются следующие основные формы:

Управленческий баланс. В целом он, как правило, повторяет структуру бухгалтерского. Отличия могут быть в оценке стоимости отдельных групп активов или пассивов. Например, для управленческого учета могут применяться другие методы начисления амортизации, в этом случае будет отличаться стоимость основных средств и нематериальных активов.
Отчет о финансовых результатах. Форма отчета здесь тоже обычно напоминает бухгалтерский аналог. Однако сами показатели могут существенно отличаться, т.к. распределение доходов и расходов по статьям в управленческом учете может не соответствовать принципам, принятым в бухгалтерии.
Отчет о движении денежных средств. Эта форма отвечает на излюбленный вопрос многих руководителей: «Почему прибыль по отчету есть, а денег на счете нет?». Данный отчет показывает структуру притока и оттока денежных средств. Обычно денежные потоки рассматривают отдельно по основной, инвестиционной и финансовой деятельности.

Таким образом, отчет становится «объемным», результаты деятельности предприятия рассматриваются с разных сторон, за каждую из которых «отвечает» отдельная форма управленческой отчетности. Образец заполнения отчетов о финансовых результатах и о движении денежных средств приведен ниже.

Для каких целей используется внутренняя управленческая отчетность? Каков порядок составления отчетности и что в нее входит? Где найти образец заполнения формы управленческой отчетности?

Представим ситуацию. На одном предприятии финансовая служба составляет для руководства еженедельные управленческие отчёты, в которых есть всё: основные финансовые показатели, расходы компании, информация по отгрузкам и остаткам товара на складе, сведения о погашении кредитов и т.д.

В другой фирме финансовыми документами занимается молодой бухгалтер, как таковой управленческой отчётности никто не составляет. Так что директор даже не в курсе , куда уходят деньги и как обстоят дела с кредитными выплатами.

Как вы думаете, в какой компании руководство принимает более грамотные и эффективные решения? Конечно, в той, ответите вы, где налажено чёткое взаимодействие между исполнителями и руководством. Управленческая отчётность служит как раз таким связующим звеном .

О том, как составляется управленческая отчетность , и какие задачи решает, я, Денис Кудерин, эксперт по экономическим вопросам, расскажу в новой статье.

Располагайтесь поудобнее и читайте до конца – в финале вас ждёт обзор компаний, которые помогут организовать управленческий учёт на вашем предприятии, плюс советы, как отличить профессиональных исполнителей от любителей.

1. Что такое управленческая отчетность и для чего она используется

Управление предприятием – непрерывный процесс, суть которого – влияние на объект с целью его стабилизации, контроля либо изменения в соответствии с задачами бизнеса. Ещё одна функция управления – рациональное использования рабочей силы и ресурсов компании для повышения прибыльности.

Чтобы поддерживать бизнес в эффективном и конкурентоспособном состоянии, руководители обязаны всё время принимать определённые решения . Эти решения основываются на актуальной информации о делах предприятия. Именно такую информацию предоставляет руководству управленческая отчётность (УО).

– инструмент внутреннего контроля компании и способ оценить её экономические перспективы.

В отличие от бухгалтерской отчётности, составлять управленческую отчётность никто не обязывает . Но она нужна руководителям, чтобы эффективно управлять бизнесом. УО содержит сведения обо всех структурных подразделениях предприятия.

Можно возразить, что грамотный руководитель способен оценить экономические показатели, основываясь на бухгалтерском учёте. Отчасти это так, но бухгалтерия не раскрывает все нюансы работы предприятия.

Из бухгалтерских отчётов сложно понять, какая продукция пользуется повышенным спросом , а какая – наоборот. показывает более наглядную картину.

Пример
Компания «Сибирские полуфабрикаты» расширила в прошлом году ассортимент продукции. С помощью управленческой отчётности, которую предложил ввести на предприятии исполнительный директор, руководство выяснило, что наибольшим спросом пользуются продукты «Пельмени семейные » и «Колбаса деревенская ». Решили увеличить выпуск этих позиций.
Ещё УО показала, что приобретать упаковочные материалы у поставщиков менее выгодно, чем изготавливать их самостоятельно. Директор принял решение открыть новый цех по производству собственной упаковки.
Отчётность нужна экономным, дальновидным и рачительным хозяевам, которые хотят получать прибыль не только за счёт увеличения объёмов производства, но и за счёт повышения производительности труда, а также снижения ненужных трат. Это составная часть грамотного .
Кто является заказчиком управленческой отчётности? ТОП-менеджеры и линейные руководители – директора по производству, финансовые директора, руководители отдела продаж и т.д.
Для составления документа используют различные формы, чаще – таблицы, графики, диаграммы.
Информация должна быть:
достоверной – отражать реальные процессы без всяких приписок и подтасовок;
адресной – адресованной конкретным пользователям, например, генеральному директору;
конфиденциальной – посторонним лицам незачем знать о внутренних делах компании;
оперативной – готовой к использованию в нужный момент и содержащей актуальные данные;
полезной для принятия управленческих решений.

Где брать данные для отчётности? Из учётных программ, финансовых документов, бухгалтерских отчётов. Для начала, конечно, нужно наладить функциональную систему передачи информации на предприятии.
Например, расходный материал ушёл в производство со склада – ответственные лица (кладовщик и начальник цеха) обязательно фиксируют это дело документально .
На большом предприятии трудно будет охватить все аспекты производства, поэтому ответственные за составление УО должны действовать по заранее разработанному плану.
- «Товарищ Новосельцев , это Ваш отчёт? Делом надо заниматься серьёзно или не заниматься вообще. Статистика – это наука, она не терпит приблизительности. Как вы можете пользоваться непроверенными данными. Возьмите и переделайте!»
Из к/ф «Служебный роман»

Новосельцев с отчетом - кадр из к/ф Служебный роман
Теперь перечислю основные задачи УО:
предоставление руководству достоверных и свежих данных относительно финансовой и производственной деятельности компании;
прогноз и анализ работы предприятия и его филиалов;
повышение финансовой дисциплины;
снижение производственных затрат;
увеличение прибыли в результате принятия экономически целесообразных решений.

УО не нужно направлять в ФНС или куда-либо ещё. Это документ для внутренних нужд . Он позволяет руководителям или собственникам быть в курсе объективной ситуации на предприятии. В документе отражены основные процессы, которые происходят или происходили внутри компании в отчётном периоде.
2. Что включает в себя управленческая отчетность – обзор основных моментов
Теперь о том, что входит в УО. В отличие от финансового и налогового учётов, строго регламентированных законодательством, управленческая отчётность составляется в свободной форме и соответствует потребностям менеджмента конкретной компании, отвечает задачам .
По этой причине есть множество вариантов таких документов. Однако есть моменты, которые стоит включать в отчёт в обязательном порядке, чтобы руководство смогло проанализировать текущую экономическую ситуацию в компании и объективно оценить перспективы.
Момент 1. Отчеты об операционной деятельности
Операционная деятельность – это основная работа компании, направленная на извлечение прибыли. Сюда входит производство продукции, оказание услуг и любая другая профильная деятельность, за счёт которой предприятие зарабатывает деньги.
В такой отчёт входят следующие данные:
о производстве товаров;
о приобретении товарно-материальных ценностей;
о закупке сырья, расходных материалов и комплектующих;
о запасах готовой продукции на складах;
о движении денежных средств;
о дебиторской задолженности.

УО об операционной деятельности – это документ, в котором отражается текущее состояние дел.
Момент 2. Отчеты об инвестиционной деятельности
Инвестирование – часть финансовой деятельности компании. Даже небольшое предприятие вкладывает средства в развитие и расширение производства.
В УО об инвестициях отражаются следующие параметры:
движение основных средств;
движение нематериальных активов компании;
долгосрочные денежные вклады;
планируемые капитальные инвестиции;
данные о выполнении инвестиционных проектов.

Момент 3. Отчеты о финансовой деятельности
Финансовая деятельность – это краткосрочные вложения, привлечение заемного и акционерного капитала , кредитование и управление наличными (касса предприятия). Все эти аспекты отражаются в финансовом УО.
Момент 4. Отчеты о продажах или оказанных услугах
Отчет о продажах составляет служба сбыта предприятия для начальника отдела продаж, коммерческого и генерального директоров. Из него видно, в каком количестве реализована продукция и по каким ценам.
Иногда включают дополнительные пункты – динамику отгрузки, сведения о запасах на складах, затраты на реализацию, сведения о дебиторской задолженности.
Момент 5. Отчеты о закупках
В отчет о закупках входят сведения о закупках сырья, расходных материалов, оборудования, инструментов и прочих производственных активов. Отдельный документ такого плана нужен на крупных производственных объектах, где используются для работы разнообразные материальные ценности.
Для наглядности оформим базовые виды УО в таблицу:
3. Порядок составления управленческой отчетности – 6 основных этапов
Управленческую отчётность составляют разными способами . Несколько лет назад я работал в компании, где в составлении отчётных документов участвовал целый штат бухгалтеров и финансовых специалистов.
Отчёт был детальный и подробный , что позволяло руководству проводить всестороннюю аналитику и вовремя корректировать работу предприятия, если это было необходимо.
В другой компании, где мне тоже доводилось трудиться, отчётом занимался один бухгалтер на базе 1С, при этом все данные он заносил в программу вручную. Толку от такого отчёта было немного .
Чтобы составить грамотный и полезный отчёт, пользуйтесь готовым алгоритмом. Схема не претендует на истину в последней инстанции – формируя собственный отчёт, учитывайте специфику предприятия и его масштаб.
Этап 1. Постановка целей и задач
Сначала нам нужно ясное понимание задач, которые нужно решать с помощью управленческой отчётности. Генеральному директору компании полезно иметь нужную информацию хотя бы каждую неделю . А если на предприятии – время перемен и внедрения новых технологий и методов, то и чаще.
Цели в каждом случае индивидуальны: контроль доходов-расходов, анализ себестоимости продукции, оценка эффективности подразделений, отслеживание динамики дебиторских и кредиторских долгов.
Важна и форма предоставления УО руководству. Удобнее пользоваться таблицами и графиками чем текстовыми файлами. Чем детальнее документы, тем лучше .
Но помните – нельзя объять необъятное. Нужно уметь структурировать информацию по группам доходов и расходов, по типам клиентов, по отделам, подводить промежуточные итоги.
Периодичность предоставления отчёта регламентирует само руководство. Если директору нужно, чтобы отчёт составлялся еженедельно, его будут составлять еженедельно. Аналогично обстоят дела с детализацией.
Этап 2. Определение круга должностных лиц, которым необходима управленческая отчетность
Это необходимый этап для эффективной организации процесса подготовки УО. Определяется кому конкретно и какая именно отчетность предоставляется.
Важно также не забывать и об ответственных за подготовку отчетности . Часто ответственными назначают руководителей или ведущих специалистов соответствующих подразделений. Они отвечают и за содержание отчётов, и за сроки их составления и предоставления.
В крупных компаниях также организуют специальные подразделения по подготовке управленческой отчетности.
Этап 3. Определение информации, которая должна быть представлена в управленческой отчетности
Какая именно информация будет содержаться в отчёте, зависит от целей составления этого документа. Как правило, туда входят наиболее существенные данные, отражающие реальную экономическую и финансовую ситуацию на предприятии.
Будет хорошо, если будет учитываться логическая взаимосвязь показателей для удобства процесса анализа УО и выводов. Иногда управленцы просят тех кто формирует отчеты сразу сформулировать ключевые выводы .
Этап 4. Определение возможности использования информации, формируемой в системах учета
Оцените, какая необходимая нам информация для управленческих целей уже содержится в информационный системах учета компании. Речь идет о бухгалтерской , финансовой , налоговой и других системах учета, которые уже налажены и успешно функционируют на предприятии.
Если это так, то можно и нужно попытаться её использовать, что может существенно облегчить задачу и избавить от «двойной работы» .
Отчетность должна быть регулярной, наглядной и структурированной
Этап 5. Разработка регламентов для управленческой отчетности
Обязательно нужен регламент составления отчётов – кто, в какой форме и в какие сроки будет их предоставлять. Зафиксируйте эти договоренности документально.
Пусть каждый руководитель ЦФО (центра финансовой ответственности) следит за исполнением процесса.
Этап 6. Разработка средств для сбора, формирования и обработки информации управленческой отчетности
Поручите специалистам-айтишникам разработать программы (или шаблоны файлов), в которых ответственные лица будут формировать отчётность.
Но не забывайте о главных принципах:
затраты на автоматизацию должны окупиться выгодой от её использования;
плохая программа – хуже, чем вдумчиво разработанная система таблиц в Excel.

Если своих спецов IT в компании нет, воспользуйтесь помощью сторонних фирм. О них есть информация в следующем разделе.
- Людмила Прокофьевна , вы оказались удивительно прозорливы. Вы просто вдаль смотрите! Я сейчас работаю над своим отчётом, и он прямо на глазах становится лучше, лучше!
Рада за Вас, товарищ Новосельцев…
Из к/ф «Служебный роман»

4. Помощь в подготовке управленческой отчетности – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг
Вы хотите внедрить на своём предприятии систему управленческой отчётности, но понятия не имеете с чего начинать? Хотите поручить эту задачу профессиональным исполнителям?
Экспертный обзор поможет вам выбрать надёжных партнёров , которые разработают, внедрят и запустят эффективный УО в вашей компании.
Многопрофильная компания, более 20 лет работающая на рынке консалтинговых услуг. В сферу интересов фирмы входит: управленческий и налоговый консалтинг, постановка и автоматизация учёта, разработка систем бюджетирования и многие другие актуальные услуги для бизнеса.
Специалисты разработают в компании заказчика эффективный управленческий учёт на базе программных продуктов 1С . Клиент получает: отладку бизнес-процессов, консультационную поддержку на всех этапах внедрения управленческой отчётности, современную автоматизированную систему управления предприятием.
Опытная команда практиков, имеющих обширный опыт построения и отладки систем управленческого учёта и бюджетирования. Профессионалы наладят учёт с нуля для предприятий малого и среднего бизнеса, усовершенствуют систему финансового и управленческого контроля на крупных предприятиях.
При необходимости специалисты компании «Учет Четко» обучат ваших сотрудников основам работы с автоматизированными системами, организуют работу с документами, оптимизируют расходы предприятия, разработают уникальные программы для индивидуального пользования.
3) GBCS
Консалтинговая компания GBCS – это 28 квалифицированных экспертов в области автоматизации управленческого учёта. Специалисты создадут эффективную систему учёта, наладят бюджетирование на объекте клиента, улучшат финансовую ситуацию на производстве, сократят расходы.
Не тратьте время на самостоятельную разработку управленческого учёта – доверьтесь тем, кто знает, как это сделать быстро и профессионально. На счету компании – более 50 готовых проектов . Разработки от GBCS уже помогли клиентам заработать более 60 000 000 рублей чистой прибыли.
5. Как выбрать компанию по подготовке управленческой отчетности – 3 признака того, что вы сотрудничаете с профессионалами
Выбрать действительно компетентных исполнителей всегда непросто.

Системы Excel-таблиц
с удобной аналитикой

Постановка начального (управленческого) учета - это создание инструментов для получения информации о фактическом состоянии дел в бизнесе. Чаще всего это система таблиц и отчетов на их основе в Excel. Они отражают удобную ежедневную аналитику о реальных прибылях и убытках, движении денег, задолженности по зарплате, расчетах с поставщиками или покупателями, себестоимости и др. Опыт показывает, что предприятию малого бизнеса достаточно системы из 4-6 простых для заполнения таблиц.

Как это работает

Специалисты компании «Мой финансовый директор» вникают в детали вашего бизнеса и формируют оптимальную систему управленческого учета, отчетности, планирования, экономических расчетов на основе наиболее доступных программ (обычно Excel и 1С).

Сама работа состоит из внесения исходных данных в таблицы и занимает не более 1-2 часов в день. Для ее выполнения достаточно 1-2 уже имеющихся у вас штатных специалистов не имеющих бухгалтерских навыков.

Систему таблиц можно организовать с разделением доступа к информации. Общую картину и секретную часть данных будет видеть только директор (владелец) бизнеса, а исполнители - каждый свою часть.

Получаемые в результате автоматические отчеты дают картинку с нужной степенью детализации: себестоимость и рентабельность раздельно по товарным линейкам, своды затрат по группам расходов, отчет о прибылях и убытках, о движении денежных средств, управленческий баланс и др. Вы принимаете решения на основе обоснованной, точной и оперативной управленческой информации.

В разделе "Вопрос-ответ" Вы найдете примеры плана движения денежных средств и системы учета движения денежных средств с сопутствующими отчетами.

ВАЖНО! Вы получаете услуги на уровне опытного финансового директора по ставке обычного экономиста.

Обучение или ведение

Мы обязательно обучаем ваших сотрудников самостоятельной работе с таблицами. Если у вас некому поручить эту работу, мы готовы вести ваш учет в режиме аутсорсинга. Это в 2-3 раза дешевле, чем нанять и содержать отдельного человека.

Гарантийная поддержка и сопровождение 24/7

На выполненную работу распространяется гарантия. Система начального учета поддерживается в рабочем состоянии до тех пор, пока вы ей пользуетесь. При желании вы получаете все необходимые консультации и разъяснения.

Если вы захотите что-то изменить или добавить, специалисты сделают необходимые доработки независимо от давности оказания услуги. Обращайтесь, служба поддержки работает в режиме 24/7.

С чего начать

Позвоните +7 950 222 29 59 , чтобы задать любые вопросы и получить дополнительную информацию.

Скачать анализы и отчеты в формате Excel

Архив файлов примеров к статьям сайта по выполнению различных задач в Excel: анализы, отчеты, бланки документов, таблицы с формулами и вычислениями, графики и диаграммы.

Скачать примеры анализов и отчетов

Шаблон телефонного справочника.
Интерактивный шаблон справочника контактов для бизнеса. Удобное управление большой базой контактов.

Складской учет в Excel скачать бесплатно.
Программа для складского учета создана исключительно с помощью функций и стандартных инструментов. Без использования макросов и программирования.

Формула рентабельности собственного капитала «ROE».
Формула, которая отображает Экономический смысл финансового показателя «ROE».

Управленческий учет на предприятии — примеры таблицы Excel

Эффективный инструмент для оценки инвестиционной привлекательности предприятия.

График спроса и предложения.
График, который отображает зависимость между двумя главными финансовыми величинами: спрос и предложения. А так же формулы для поиска эластичности спроса и предложения.

Полный инвестиционный проект.
Готовый детальный анализ инвестиционного проекта, в который включены все аспекты: финансовая модель, расчет экономической эффективности, сроки окупаемости, рентабельность инвестиций, моделирование рисков.

Сокращенный инвестиционный проект.
Базовый инвестиционный проект, в который включены только основные показатели для анализа: сроки окупаемости, рентабельность инвестиций, риски.

Анализ инвестиционного проекта.
Полноценный расчет и анализ доходности инвестиционного проекта с возможностью моделирования рисков.

График формулы Гордона.
Построение графика с экспоненциальной линией тренда по модели Гордона для анализа доходности инвестиций от дивидендов.

График модели Бертрана.
Готовое решение построение графика модели Бертрана, по которому можно анализировать зависимость спроса и предложения в условиях демпинга цен на дуопольных рынках.

Алгоритм расшифровки ИНН.
Формула для расшифровки Индикационного налогового номера для: России, Украины и Беларуси.

Поддерживаются все виды ИНН (10-ти и 12-ти значные номера) физических и юридических лиц, а также личный номер.

Факторный анализ отклонений.
Факторный анализ отклонений в маржинальном доходе предприятия с учетом показателей: материальные затраты, выручка, маржинальный доход, цена-фактор.

Табель учета рабочего времени.
Скачать табель учета рабочего времени в Excel с формулами для автозаполнения таблицы + ведение справочников для удобства работы.

Прогноз по продажам с учетом сезонности.
Составленный готовый прогноз по продажам на следующий год на основе показателей продаж предыдущего года с учетом сезонности. Графики прогноза и сезонности — прилагаются.

Прогноз показателей деятельности предприятия.
Бланк прогноза деятельности предприятия с формулами и показателями: выручка, материальные затраты, маржинальный доход, накладные расходы, прибыль, рентабельность продаж (ROS) %.

Баланс рабочего времени.
Отчет по планированию рабочего времени работников предприятия по таким временным показателям как: «календарное время», «табельное», «максимально возможное», «явочное», «фактическое».

Чувствительности инвестиционного проекта.
Анализ динамики изменений результатов в соотношении с изменениями ключевых параметров является чувствительностью инвестиционного проекта.

Расчет точки безубыточности магазина.
Практический пример вычисления сроков выхода на безубыточности магазина или других видов розничной точки.

Таблица для проведения финансового анализа.
Программный инструмент выполнен в Excel предназначен для выполнения финансовых анализов предприятий.

Система анализа предприятий.
Информативный финансовый анализ предприятие легко провести с помощью аналитической системы от профессиональных специалистов в области экономики и финансов.

Пример финансового анализа рентабельности бизнеса.
Таблица с формулами и функциями для анализа рентабельности бизнеса по финансовым показателям предприятия.

Пример как вести управленческий учет в Excel

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет.

Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе.

учет, отчеты и планирование в Excel

Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

Скачать пример управленческого учета в Excel

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Cтатьи затрат

Итак нам нужен бюджет проекта, который состоит из статей затрат. Для начала сформируем в Micfosoft Project 2016 список этих самых статей затрат.

Будем использовать настраиваемые поля для. Формируем таблицу подстановки настраиваемого поля типа Текст для таблицы Ресурсы, например как на этом рисунке (конечно у вас будут свои статьи затрат, данный перечень только как пример):

Рис. 1. Формирование списка статей затрат

Работа с настраиваемыми полями была описана в Учебном пособии по управлению проектами в Microsoft Project 2016 (см. раздел 5.1.2 Веха). Для удобства поле можно переименовать в Статьи Затрат. После формирования списка статей затрат их необходимо присвоить ресурсам. Для этого добавим поле Статьи Затрат в представление Ресурсы и каждому ресурсу присвоим свою статью затрат (см.

Управленческий учет на предприятии: пример таблицы Excel

Рис. 2. Присвоение статей затрат ресурсам

Возможности Microsoft Project 2016 позволяют присваивать только одну статью затрат на ресурс. Это нужно учитывать при формировании списка статей затрат. Например, если создать две статьи затрат (1.Зарплата, 2.Отчисления на соцстрах) то их невозможно будет присвоить одному сотруднику. Поэтому рекомендуется группировать статьи затрат таким образом, чтобы одну статью можно было назначить на один ресурс. В нашем примере можно сформировать одну статью затрат — ФОТ.

Для визуализации бюджета в разрезе статьей затрат и временных периодов хорошо подходит представление Использование ресурсов, которое необходимо немного модифицировать следующим образом:

1. Создать группировку по статьям затрат (см. Учебное пособие по управлению проектами в Microsoft Project 2016, раздел 2.5 Использование группировок)

Рис. 3. Создание группировки Статьи Затрат

2. В левой части представления вместо поля Трудозатраты вывести поле Затраты.

3. В правой части представления вместо поля Трудозатраты вывести поле Затраты (щелкнув в правой части на правую кнопку мыши):

Рис. 4. Выбор полей в правой части представления Использование ресурсов

4. Установить удобный масштаб для правой части, например, по месяцам. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в заголовке таблицы правой части.

5. Пример бюджета проекта

В результате этих нехитрых действий получаем в Microsoft Project 2016 бюджет проекта в разрезе заданных статей затрат и временных периодов. При необходимости можно детализировать каждую статью затрат до конкретных ресурсов и задач просто нажав на треугольник в левой части поля Название ресурса.

Рис. 6. Детализация затрат по проекту

S-кривая проекта

Для графического отображения изменения затрат во времени принято использовать кривую затрат проекта. Форма кривой затрат типична для большинства проектов и напоминает букву S, поэтому её еще называют S-кривой проекта.

S-кривая показывает зависимость суммы затрат от сроков проекта. Так, если работы начинаются «Как можно раньше» S-кривая смещается к началу проекта, а если работы начинаются «Как можно позже» соответственно к окончанию проекта.

Рис. 7. Кривая затрат проекта в зависимости от сроков задач

Планируя задачи «Как можно раньше» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от начала проекта) мы снижаем риски нарушения сроков, но при этом необходимо понимать график финансирования проекта, иначе на проекте может быть кассовый разрыв. Т.е. затраты на наши задачи превысят доступные финансовые ресурсы, что грозит рисками остановки работ на проекте.

Планируя задачи «Как можно позже» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от окончания проекта) мы подвергаем проект большим рискам срыва сроков.

Исходя из этого, руководитель должен найти «золотую середину», другими словами, некий баланс между рисками нарушения сроков и рисками наступления кассового разрыва проекта.

Рис. 8. Кривая затрат проекта в MS-Excel путем выгрузки информации из MS-Project

Составление бюджета предприятия в Excel с учетом скидок

Бюджет на очередной год формируется с учетом функционирования предприятия: продажи, закупка, производство, хранение, учет и т.п. Планирование бюджета – это продолжительный и сложный процесс, ведь он охватывает большую часть среды функционирования организаций.

Для наглядного примера рассмотрим дистрибьюторскую фирму и составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel (пример бюджета можно скачать по ссылке под статьей).

Управленческий учет на предприятии с использованием таблиц Excel

В бюджете можно планировать расходы на бонусные скидки для клиентов. Он позволяет моделировать различные программы лояльности и при этом контролировать расходы.

Данные для составления бюджета доходов и расходов

Наша фирма обслуживает около 80-ти клиентов. Ассортимент товаров составляет около 120-ти позиций в прайсе. Она делает наценку на товары 15% от их себестоимости и таким образом устанавливает цену продажи. Такая низкая наценка экономически обоснована плотной конкуренцией и оправдывается большим товарооборотом (как и на многих других дистрибьюторских предприятий).

Для клиентов предлагается бонусная система вознаграждений. Процент скидки на закупку для крупных клиентов и ресселеров.

Условия и размер процентной ставки бонусной системы определяется двумя параметрами:

Количественная граница. Количество приобретенного конкретного товара, которое дает клиенту возможность получить определенную скидку.
Процентная скидка. Размер скидки – это процент, что вычисляется от суммы, на которую приобрел клиент при преодолении количественной границы (планки). Размер скидки зависит от размера количественной границы. Чем больше товара приобретено, тем больше скидка.

В годовом бюджете бонусы относятся к разделу «планирование продаж», поэтому они влияют на важный показатель фирмы – маржу (показатель прибыли в процентном соотношении от общего дохода). Поэтому важной задачей является возможность устанавливать несколько вариантов бонусов с разными границами на уровнях реализации и соответствующих им % бонусов. Нужно чтобы маржа удерживалась в определенных границах (например, не меньше 7% или 8%, вед это же прибыль фирмы). А клиенты смогут выбирать себе несколько вариантов бонусных скидок.

Наша модель бюджета с бонусами будет достаточно проста, но эффективная. Но сначала составим отчет движения средств по конкретному клиенту, чтобы определить можно ли давать ему скидки. Обратите внимание на формулы, которые ссылаются на другой лист пред тем как посчитать скидку в процентах в Excel.

Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности

Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:

Продажи – содержит историю движения средств за прошлый год по конкретному клиенту.
Результаты – содержит условия начисления бонусов и простой счет результатов деятельности дистрибьютора, определяющий прогноз показателей привлекательности клиента для фирмы.

Движение денежных средств по клиентам

Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:

Модель бюджета предприятия

На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.

Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.

Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:

Граница бонусной планки 1. Место для установки уровня граничной планки по количеству.
Бонус % 1. Место для установки скидки при преодолении первой границы. Как рассчитывается скидка для первой границы? Хорошо видно на листе «продажи». С помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 1 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 1 бонусной скидки; 0).
Граница бонусной планки 2. Более высокая граница по сравнению с предыдущей границей, которая дает возможность получить большую скидку.
Бонус % 2 –скидка для второй границы. Рассчитывается с помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 2 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 2 бонусной скидки; 0).

Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:

Готовый шаблон бюджета предприятия в Excel

И так у нас есть готовая модель бюджета предприятия в Excel, которая является динамической. Если граничная планка бонусов находится на уровне 200, а бонусная скидка составляет 3%. Это значит, что в прошлом году клиент приобрел товара в количестве 200шт. А в конце года получит за это бонус скидку 3% от стоимости. А если клиент приобрел 400шт определенного товара, значит, он преодолел вторую граничную планку бонусов и получает скидку уже 6%.

При таких условиях изменится показатель «Маржа 2», то есть чистая прибыль дистрибьютора!

Задача руководителя дистрибьюторской фирмы выбрать самые оптимальные уровни граничных планок для предоставления клиентам скидки. Выбирать нужно так чтобы показатель «Маржа 2» находился хотя бы в приделах 7%-8%.

Скачать бюджет предприятия-бонус (образец в Excel).

Чтобы не искать лучшее решение методом тыка, и не делать ошибок рекомендуем прочитать следующею статью. Там описано как сделать в Excel простой и эффективный инструмент: Таблица данных в Excel и матрица чисел. С помощью «таблицы данных» можно в автоматическом режиме визуализировать самые оптимальные условия для клиента и дистрибьютора.

В.Ф. Палий Глава из книги "Управленческий учет издержек и доходов с элементами финансового учета"
Издательство "Инфра-М ", 2006 год

Внутренняя управленческая отчетность является наряду с Планом счетов управленческого учета системообразующим элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура. Внутренняя отчетность - это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет остается формальным скоплением цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета. Причем имеют значение как формальные, так и существенные требования.

Перечислим формальные требования к внутренней отчетности с краткими пояснениями:

целесообразность - информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
объективность и точность - внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений. Оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;
оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
краткость - в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
адресность - внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
эффективность - издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставлены с выгодами от полученной управленческой информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой управленческой информацией. Требования к содержанию отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Менеджеры должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима.

Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями руководителей и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, плановиков и т.п.

Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:

гибкая, но единообразная структура;
понятность и обозримость информации;
оптимальная частота представления;
пригодность для анализа и оперативного контроля;
непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п.

Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если вы не сможете охватывать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии вам будет трудно получить нужную в каждом случае информацию.

То же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных целей. Система информации должна быть разработана так, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию, это знает каждый бухгалтер.

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение. По закону Паркинсона число цифр, включаемых в отчет, часто превышает пределы возможностей, обеспечиваемых отчетом.

Итак, чрезмерная детализация отчетности - враг понятности, а следовательно, действенности отчетности. Наиболее существенные примеры чрезмерной детализации:

размерность количественных показателей доведена до абсолютной точности. Вместо показателя объема на сумму 10 926 462 руб. 18 коп. следует записать 10 926 тыс. руб., или даже 10,9 млн руб., что намного обозримее детальной цифры, величина которой воспринимается с трудом;
отклонения отражаются буквально по всем статьям. Отклонение в 100 руб. приводится рядом с отклонением в 100 тыс. руб., в результате их можно понять как равновеликие. Мелкие отклонения распыляют внимание управляющего, ограничивают понимание информации;
статьи отчета детализируются по функциям "объем продаж", "издержки на продажи" без связи с видами продукции, секторами рынка и т.п. В данной ситуации имеем детализацию "наоборот";
множество посторонних показателей, которые не контролируются данным центром ответственности.

Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на основе такого отчета. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На низовых уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется все реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

Не следует думать, что все отчеты нужны на третий день по окончании месяца. Все зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.

ФОРМЫ ВНУТРЕННИХ ОТЧЕТОВ

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности (рис. 1).

Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

Рис. 1. Классификация внутренней отчетности

По уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда - на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

Оперативная информация, предназначенная для низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень - это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

Пример отчета об издержках для разных уровней управления одной из организаций.

Примечание. "По смете" указаны издержки в пересчете на фактический объем производства; знаком "!" отмечены отклонения, превышающие 4% по данной статье.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты. Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю. Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности. Общие финансовые отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.
Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей.

Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно правильно структурировать отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие особого внимания, а самое важное - постараться изложить отчет на одной странице без оборота.

Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет восприятие информации. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация, либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.

Пример внутреннего отчета центра прибыли, распределенного на зоны (в млн. руб.) за девять месяцев 2005 г.

Выручка			Переменные издержки			По месяцам	Валовая прибыль			С начала года
2004 факт	2005		2004 факт	2005			2004 факт	2005		2004 факт	2005
2004 факт	план	факт	2004 факт	план	факт		2004 факт	план	факт	2004 факт	план	факт
7,3	7,9	7,1	4	4,6	4,0	Январь	3,3	3,3	3,1	6,0	4,9	4,9
7,8	7,7	7,2	5,1	5,6	5,4	Февраль	2,7	1,6	1,8	9,2	7,9	7,9
7,6	8,3	8,3	4,4	5,3	5,3	Март	3,2	3,0	3,0
6,9	6,9	7,0	4,4	5,5	5,0	Апрель	2,5	1,5	2,0	11,7	9,4	9,9
6,0	7,4	6,0	5,2	4,6	4,8	Май	2,2	1,4	1,2	13,9	10,8	11,1
7,6	8,0	7,6	5,4	5,8	5,3	Июнь	2,6	1,8	2,3	16,5	12,6	13,4
7,0	6,7	5,6	4,2	3,8	3,3	Июль	2,5	1,8	2,3	19,0	14,4	15,7
6,9	6,3	7,9	3,7	5,8	5,4	Август	2,6	2,1	2,5	21,6	16,5	18,2
7,6	6.9	7,8	4,2	5,0	5,4	Сентябрь	2,7	2,8	2,4	24,3	20,6	19,3

Российские предприятия, в силу законодательных требований, могут иметь обязательства по предоставлению в государственные органы различных видов отчетности - в частности, бухгалтерской. Составление соответствующих документов может потребовать консолидации значительных объемов внутрикорпоративных ресурсов. Вместе с тем, многие фирмы уделяют внимание формированию конкретно управленческой отчетности. Ее предоставление в госорганы необязательно, однако многие корпорации формируют ее, и этот процесс может потребовать приложения не меньших усилий со стороны компании. Почему имеет смысл их прикладывать? Какова полезность соответствующего типа отчетности?

Роль управленческой отчетности

Что такое управленческая отчетность и какова ее роль на предприятии? Под данным термином понимают совокупность внутренних документов, которые содержат цифры, отражающие различные аспекты бизнес-активностей компании.

Управленческая отчетность, в отличие, например, от бухгалтерской, составляется добровольно. Ее не нужно направлять в ФНС и другие государственные органы. Ее роль - в том, чтобы предоставлять руководству компании или ее собственникам достоверную информацию о положении дел в организации.

Управленческая отчетность может дополнять бухгалтерскую или финансовую в части формирования данных, исключительно важных для оптимизации бизнес-модели и повышения рентабельности фирмы. Рассматриваемый вид активностей также может включать нефинансовую информацию, которая важна для корректной интерпретации эффективности принимаемых руководством фирмы управленческих решений. Рассматриваемый тип отчетности ценится не за то, что в нем содержатся внушительные цифры, а как раз наоборот - за возможность обнаружить в бизнес-модели предприятия недоработки, мешающие успешному росту.

Управленческая отчетность - значимый компонент планирования. Документы, которые ее формируют, включают данные, имеющие большое значение для просчета перспектив внедрения тех или иных решений на уровне менеджмента. В свою очередь, по факту завершения того или иного этапа развития фирмы рассматриваемый вид отчетности позволит проанализировать, в каких-моментах руководство компании должно было действовать по-другому и с чем это связано.

Преимущества управленческой отчетности

Чем принципиально различаются финансовая, бухгалтерская, управленческая отчетность? Прежде всего, методологией. Первые два типа финансовой отчетности предполагают сбор главным образом статистической информации, отражающей оборачиваемость капиталов на тех или иных участках бизнес-процессов. В свою очередь, в управленческой отчетности предполагается не только отражение статистики, но также и интерпретации соответствующих цифр. Руководство фирмы сможет не только наблюдать некие показатели, но также и понимать, что они означают.

Так, управленческая отчетность организации может показать, чем обусловлена более высокая рентабельность при производстве конкретных видов продукции либо, наоборот, какова причина недостаточных показателей выручки и слишком больших издержек на том или ином участке бизнеса. Интерпретация цифр, фиксируемых в управленческой отчетности, позволяет руководству фирмы принимать грамотные решения в части необходимых закупок, обновления основных фондов, модернизации оборудования и т. д.

Внутренняя управленческая отчетность при условии своевременного ее составления может вовремя выявить те участки бизнес-процесса, на которых эффективность работы сотрудников фирмы недостаточно высока.

Что может содержаться в документах, составляющих рассматриваемый вид отчетности? Дело в том, что источники информации соответствующего типа могут быть представлены в рамках большого количества разновидностей. Как правило, те или иные документы адаптированы для конкретных руководителей. Отчетность именуется управленческой главным образом в силу того, что предназначена она именно для менеджеров.

В структуре управления современными организациями, как правило, присутствуют должности генерального директора, а также его заместителей. Таковыми могут быть: зам по производству, по продажам, либо, например, по финансовым вопросам. В первом случае внутренняя управленческая отчетность может включать данные, касающиеся:

себестоимости выпускаемой продукции либо сервисов (в соотнесении с конкретными разновидностями продуктов);
характеристик незавершенного производства, выпуска товаров и сервисов в соотнесении с заказами от конкретных клиентов;
величины производства продукции, которая направляется на склад;
запасов сырья, материалов или комплектующих, что задействуются при выпуске товаров.

Если отчетность подлежит предоставлению заместителю директора по продажам, то в ее структуре могут присутствовать:

сведения о структуре продаж соотносительно с конкретными видами товаров и сервисов, с конкретными заказчиками;
данные о динамике отгрузки продукции;
сведения о запасах на складе;
данные о величине затрат на реализацию товаров либо на доставку потребителю;
плановые показатели, касающиеся поступления товаров на склад;
сведения о дебиторской задолженности по реализованным позициям.

Если отчетность подлежит предоставлению заместителю директора по финансам, то в ней могут содержаться:

информация об исполнении бюджета предприятия;
сведения о затратах, связанных с хозяйственными активностями;
цифры, отражающие себестоимость производимых товаров или сервисов;
данные о прибылях и убытках;

Также в отчетности могут присутствовать сведения о дебиторской задолженности и собственных долгах фирмы по кредитам и иным обязательствам.

Периодичность составления управленческой отчетности

Как часто должно осуществляться составление управленческой отчетности? Желательно, чтобы информация, отражающая указанные направления активностей предприятия, не устаревала более чем на неделю. В некоторых случаях на конкретном предприятии могут быть определены ключевые показатели, которые будет необходимо обновлять чаще. Аналогично и менеджмент может зафиксировать второстепенные индикаторы, на составление которых можно не тратить много времени, а потому предоставляться такие сведения могут значительно реже.

Отчетность для акционеров

Главная особенность здесь в том, что акционеры компании могут не принимать никакого участия непосредственно в управлении фирмой. Часто бывает, что единственная область, интересующая их, - это чистые цифры по прибыли. Детализация управленческих решений в отчетах, предоставляемых акционерам компании, в ряде случаев неуместна. Однако, поскольку собственники фирмы - те, кто принимает ключевые решения в части назначения топ-менеджеров, в отчетах можно будет отразить сведения, характеризующие эффективность работы генерального директора и его заместителей.

Как может выглядеть отчетность?

Какие есть формы управленческой отчетности? Выше мы отметили, что, в отличие от финансовых и бухгалтерских документов, соответствующего типа бумаги носят, по сути, неофициальный характер. Формы управленческой отчетности никак не регулируются законодательством. Поэтому они могут быть разработаны организацией исходя из наиболее целесообразной структуры - например, в зависимости от адресата отчетов.

Возможно, заместителю директора по финансам будет комфортнее иметь дело с табличными документами, а собственнику фирмы - с графиками, которые наглядно показывают, как меняется прибыль в зависимости от тех или иных факторов. В некоторых случаях формы отчетности, о которой идет речь, могут быть очень схожими с теми, что составляются в порядке сбора финансовых или бухгалтерских показателей

Порядок составления отчетности

Каким образом могут формироваться документы рассматриваемого типа? Составление отчетности, о которой идет речь, предполагает решение двух групп задач.

Во-первых, это сбор необходимых цифр. Их источником, вероятно, будут файлы, формируемые бухгалтерскими и производственными подразделениями фирмы в ходе текущих активностей. Например, если некий объем товара был отгружен на склад - соответствующие данные обычно фиксируются в CRM-системе фирмы. Аналогично отражаются и данные по другим бизнес-активностям, осуществляемым на предприятии.

Во-вторых, это интерпретация показателей, собранных на различных участках производства либо представленных в бухгалтерских цифрах. Необходим анализ управленческой отчетности. Его проведение, опять же, будет зависеть от того, куда конкретно должны передаваться соответствующие документы. Более того, в одних случаях желательна меньшая, а в других - большая детализация показателей. Аналогично может приветствоваться пространная интерпретация результатов или, наоборот, требоваться предельная лаконичность.

В некоторых случаях как таковая интерпретация цифр может и вовсе не потребоваться - например, если дело касается передачи отчетности опытному финансовому директору. Вероятно, он лучше любого другого менеджера интерпретирует результаты, и ему достаточно будет цифр в чистом виде.

Алгоритм формирования отчетности

Рассмотрим то, как может осуществляться формирование управленческой отчетности на практике. В среде российских экспертов популярен алгоритм, предполагающий решение рассматриваемой задачи в рамках следующих этапов.

Первым делом необходимо выяснить, какого рода сведения, составляющие отчетность, желают видеть генеральный директор, его заместители и собственники, и с какой периодичностью. Кто-то, возможно, предпочтет знакомиться с цифрами еженедельно, другому будет достаточно видеть ключевые показатели раз в месяц. Также будущему составителю отчетности желательно уже в самом начале взаимодействия с руководством выяснить, какого типа данные, скорее всего, будут приоритетными, а какого - второстепенными.

Следующий шаг - коммуникации с бухгалтером на предмет определения алгоритма, в рамках которого человек, занимающийся решением рассматриваемой задачи, будет запрашивать необходимые цифры. Составитель отчетности может также взаимодействовать и с иными сотрудниками фирмы на тех участках, где формируются значимые для необходимых документов показатели. На предприятии должна сформироваться система управленческой отчетности, в которой будут участвовать все компетентные сотрудники.

Следующий шаг - создание форм документов, в которых будут, с одной стороны, фиксироваться цифры, с другой - интерпретироваться. При этом человек, ответственный за отчетность, может столкнуться с необходимостью создания разных форм документов, адаптированных для конкретного адресата - генерального директора, его заместителей, собственников.

Следующие шаги будут связаны собственно с практическим формированием отчетов. Если предприятие небольшое, то, в принципе, человек, занимающийся решением рассматриваемой задачи, может попробовать собрать нужные цифры сам. Но вполне вероятно, что ему понадобится помощь коллег по работе. В этом случае практическим этапам, связанным со сбором информации, могут предшествовать некие совещания, на которых человек расскажет другим сотрудникам о том, каковы основы управленческой отчетности, с какой целью формируются соответствующие документы и почему это важно для компании. Решение данной задачи может облегчить руководство фирмы посредством издания локальных правовых актов, предписывающих отдельным сотрудникам содействовать работе человека, ответственного за составление отчетности.

Разновидности отчетности

Рассмотрев ключевые принципы управленческой отчетности, мы можем изучить отдельные разновидности соответствующих моделей отображения цифр, отражающих деятельность предприятия.

Первая разновидность отчетности, о которой идет речь - управленческий баланс. Каковы его особенности?

Управленческий баланс, в принципе, схож с бухгалтерским. Его принципиальное отличие заключается в функциональном предназначении. Управленческий баланс призван не только отражать цифры, но также и интерпретировать их с точки зрения эффективности бизнес-модели организации, положения дел в части активов организации, обязательств компании перед партнерами и наоборот.

Цифры, которые включает в себя бухгалтерская, управленческая, финансовая отчетность, могут, в принципе, заноситься в одни и те же формы. Однако то, как соответствующие показатели будут интерпретироваться, может предопределить создание документов в совершенно оригинальной структуре. Имеет значение то, кто пользователи управленческой отчетности - об этом мы сказали выше.

Рассматриваемый нами баланс предполагает включение информации, которая может быть интересна как директору, так и любому его заместителю, равно как и собственнику компании. В этом смысле он может быть в достаточной мере универсальным документом.

Какие есть еще виды управленческой отчетности? В числе таковых - отчет о прибылях и убытках. При этом его традиционно принято относить к бухгалтерским источникам. Отчет о прибылях и убытках - документ, который предприятия обязаны предоставлять в порядке официальной отчетности в регулирующие органы. Вместе с тем он вполне может использоваться в качестве источника при формировании также и управленческой отчетности. Это обусловлено прежде всего весьма удобной структурой данного документа.

Отчет о прибылях и убытках организации фиксирует финансовые результаты активностей фирмы за конкретный период времени. В нем отражаются цифры, касающиеся доходов, издержек, а также финансовых результатов с нарастающим итогом. В структуре документа рассматриваемого типа отражаются: источники выручки, статьи расходов, прибыльность фирмы. Но, как мы определили выше, управленческий учет и отчетность предполагают не столько решение задач, связанных со сбором цифр, сколько интерпретацию различных показателей. Поэтому рассматриваемый документ, вероятно, нужно будет сопроводить дополнительными источниками, в которых будут фиксироваться необходимые разъяснения касательно цифр, отражающих доходы, расходы и прибыль фирмы.

Другой значимый документ - отчет о движении денежных средств. Данный источник отражает финансовые поступления фирмы в корреляции с источниками, а также выплаты компании соотносительно с ключевыми направлениями расходов - также в привязке к конкретному периоду. Отчет о движении денежных средств может показывать то, как обстоят дела в компании в части текущих результатов на производстве, в области ликвидности. Данный документ позволяет оценить кредитоспособность фирмы. Рассматриваемый источник может оказаться полезным как руководству фирмы, так и ее собственникам.

Рассмотренные нами основные виды управленческой отчетности - отчет о прибылях и убытках, баланс, а также документ, фиксирующий данные о движении денежных средств, могут, безусловно, дополняться иными источниками. Они могут быть как схожими с теми, что мы изучили, так и основываться на принципиально иных подходах к составлению.

Сложности составления отчетности

Итак, мы изучили то, что такое управленческая отчетность, чем она отличается от бухгалтерской или финансовой, ознакомились с порядком ее формирования. Полезно будет также рассмотреть возможные сложности, сопровождающие ее составление.

Как считают эксперты в области управления бизнесом, самая главная проблема, характерная для процесса формирования отчетности, о которой идет речь - в недостаточной лояльности к соответствующему документу со стороны сотрудников предприятия, а в ряде случаев - также топ-менеджеров и собственников. Работники фирмы - бухгалтеры, сотрудники производственных участков - не всегда воспринимают управленческую отчетность как документ, которому следует уделять время, на который имеет смысл тратить силы. Предприятия, как известно, и без того обязаны предоставлять в государственные органы официальные документы, составление которых - не самая легкая задача.

Подобной позиции, когда управленческая отчетность не воспринимается как что-то, стоящее внимания, могут придерживаться также топ-менеджеры и собственники, как мы отметили выше. Многие из руководителей, как считают эксперты, относятся к документам, о которых идет речь, как к разновидности метода введения менеджмента в заблуждение, особенно если нужно отвлечь внимание от не самых выдающихся производственных показателей.

Как решить подобную проблему? Аналитики рекомендуют начинать с уровня как раз-таки руководства. Будет более оправдано заинтересовать в необходимости составления управленческой отчетности прежде всего менеджеров, чтобы они, в свою очередь, сформировали необходимые локальные правовые акты, по которым другие сотрудники должны будут содействовать в формировании соответствующих документов.

Другая сложность, характеризующая решение задачи, о которой идет речь - необходимость постоянной выработки новых подходов к интерпретации цифр, содержащихся в отчетности. Это может быть обусловлено, прежде всего, изменениями в производственной структуре бизнеса. В случае с бухгалтерской и финансовой отчетностью, как мы знаем, какой-либо интерпретации цифр не требуется. Поэтому становится возможным использовать стандартизованные формы, в которых фиксируются соответствующие показатели.

Управленческая отчетность организации, в свою очередь, решает несколько иные задачи. Она нужна, в первую очередь, самой компании, а не государственным органам, как в случае с бухгалтерскими и финансовыми показателями. Если интерпретация цифр, содержащихся в управленческой отчетности, при заданной структуре производства в определенный период сыграла свою положительную роль, то не гарантируется, что она будет такой же полезной при условии, что характеристики тех или иных бизнес-процессов изменились. Скорее всего, составителю отчетных документов придется по мере изменений в сфере производственных активностей фирмы совершенствовать подходы к интерпретации. Это может потребовать большого количества времени - как его личного, так и коллег, к которым он может обращаться за советом, мнением либо некими вспомогательными показателями, отражающими результаты деятельности компании, для того чтобы понять, каким образом можно улучшить подход к интерпретации цифр.

Решить отмеченную проблему можно, опять же, посредством периодических коммуникаций с коллегами в формате совещаний, предмет которых - рассмотрение текущих производственных показателей, а также разработка мер по их улучшению, в том числе посредством введения новых методов отчетности, таких как управленческая. В контексте позитивных подходов к оптимизации производственных показателей она с большей вероятностью будет воспринята сотрудниками компании позитивно.