Реестр регистрации приказов образец. Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме. Порядок регистрации приказов

Журнал регистрации приказов по личному составу – это документация, в которую заносят приказы, относительно личного состава организации. Данный журнал не имеет законодательно утвержденной формы, поэтому фирма в праве разрабатывать её автономно в вольной форме. В нём не фиксируются следующие должностные лица:

директор предприятия и его руководители
главный бухгалтер предприятия

Срок хранения данного документа, согласно Приказу №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, … с указанием сроков хранения», (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010) составляет 5 и 75 лет . Исходя из вышеуказанного распоряжения рекомендуется вести в организации два журнала регистрации.

В журнале сроком хранения пять лет должны регистрироваться распоряжения следующего содержания:

Ежегодные оплачиваемые отпуска.
О краткосрочных внутренних и заграничных поездках.
Отпуска, связанные с обучением.
Распоряжения о дежурстве.
Про дисциплинарные штрафы.

В журнал, сроком хранения пять лет должны заноситься следующие виды приказов:

Распоряжение о принятии на работу.
Указ про перемещение.
Указ про совмещение.
Про перевод на другую работу.
Про окончание трудового договора.
Указ про переаттестацию, повышение квалификации, присвоения чинов (званий).
Про смену Ф.И.О. служащего.
Про поощрение, вознаграждение.
Про поощрение, жалованье, различные виды выплат.
Указ про все виды отпусков служащим с опасными условиями труда.
Указ об отпусках по уходу за ребенком.
Об отпусках, без сохранения заработной платы.
О дежурстве по профилю главной деятельности.
Указы по длительным заграничным и внутренним поездкам.
Указы о командировках служащим с опасными условиями труда.

Формат журнала, о котором ведется речь, не имеет законодательного утверждения, поэтому каждая организация разрабатывает свою собственную форму данного документа. Составлять её нужно придерживаясь следующих негласных критериев:

Бланк и образец: требования к составлению

Журнал должен состоять из девяти граф:

ГРАФА 1. В ней Вы указываете учетный номер документа в порядке следования

ГРАФА 2. В данной графе указывается дата приказа. Её можно указывать в цифровом формате — дата. месяц. год.

ГРАФА 3. Здесь необходимо указать номер приказа по установленной форме, соответственный индексу личного состава

ГРАФА 4. Видов приказов всего три: принятие на работу, перевод и увольнение. Положено писать не сокращая, во избежание неразберихи в будущем

ГРАФА 5. Фамилию работника можно писать полностью, а вот инициалы сокращать до букв, за исключением случаев, когда на предприятии работают однофамильцы со схожей первой буквой в имени и отчестве (например, Иванченко Игорь Петрович и Иванченко Илья Павлович записываются следующим образом: «Иванов Иг. Петр.» и «Иванов Ил. Павл.»)

ГРАФА 6. Здесь надлежит указать основания «от сотрудника». Их несколько:

Заявление работника (Заявление).
Трудовой контракт (ТК).
Дополнительное соглашение (ДОП).

Информацию приказа по предприятию дублировать не нужно, так как она уже прописана в предыдущих графах

ГРАФА 7. Необходимость её заполнения обусловлена надёжностью в юридически подозрительных случаях. Если же увольняемый по статье работник отказывается подписываться – тогда нужно указывать данные акта об отказе, так же, как и в приказе про увольнение.

ГРАФА 8. В этой графе Вы указываете ФИО и должность работника службы кадров, который обработал данный приказ

ГРАФА 9. В этой графе оставляет подпись вышеуказанный служащий кадровой службы

Вносить данные в документ надлежит крайне аккуратно, разборчивым почерком, избегая помарок, зачеркиваний и исправлений. В некоторых случаях предусматривается графа «под роспись исполнителя», где оставляет свою подпись исполнительный сотрудник организации, которому адресован данный приказ.

Оформление и отправка в производство

Первостепенное требование к этому документы – ведение его надо начинать с момента начала деятельности предприятия .

Журнал регистрации на предприятии ведут в рукописной или электронной форме. Если же он ведется в электронном виде – дублировать его путем распечатки нет необходимости . Ну а если руководство предприятия требует ведение данного документа в «живом» формате – для журнала можно использовать как простые листы бумаги, так и бланки предприятия.

Журнал проштамповывают в том случае, если данная норма по подписанию подобных документов при помощи штемпельных изделий предусмотрена в локальных актах предприятия.

Этот документ имеет достаточно внушительные объемы , и в него входит не один десяток страниц. В таком случае листы документа нумеруются, скрепляются между собой крепкой нитью. На внешней стороне обязательно проставляется дата создания журнала и подпись ответственного лица.

Не менее важно, чтобы приказные документы были опломбированы номерной пломбой. Если номер пломбировки не будет вписан в журнал – пломба считается недействительной.

Ведение электронной формы

Если на предприятии достаточно большой документооборот или слишком высокая текучесть персонала – затруднительно проследить их движение при помощи журнала регистрации указов в бумажном варианте. В таких случаях лучше иметь электронный вариант данного документа, дабы ускорить процесс поиска нужной информации по каждому работнику:

Сколько дней пребывал в отпуске.
В какие дни его командировали.
Когда брал отпуск за свой счёт.

При помощи электронного варианта, подобную информацию можно собрать достаточно быстро и просто. А если искать вышеперечисленные данные, например, за несколько лет в бумажном варианте – такой процесс займет слишком много времени. Если документооборот предприятия ведется при помощи программного обеспечения «1С» — то все указы данная программа регистрирует сама.

Есть и второй способ – ведение документации в Excel для внутреннего пользования . Если же изначально ведется электронная форма, которая распечатывается, то все листы обязательно должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны для сдачи в архив.

На предприятии должен быть работник, ответственный за его заполнение . Данного служащего можно назначить отдельным указом по основной деятельности, доверив ему обязанности по ведению журнала. Практика показывает, что данная функция возложена на специалиста – кадровика, с которой он обязан ознакомиться при приёме на работу.

Если же кадровый служащий, ответственный за ведение журнала учёта приказов уходит в длительный отпуск на любых основаниях – его функциональные обязанности нужно переложить на другого работника при помощи определенного указа.

Прошивка, нумерация, хранение

Данный документ прошивается, во избежание несанкционированного доступа к данным. «Пломба» представляет из себя голографический стикер, фиксирующий концы прошитого шнура на последнем листе журнала. На пломбе есть голографическая надпись: «Опломбировано», а если пломбу вскрывают – надпись меняется на «Вскрыто».

Последняя страница журнала должна включать в себя следующие данные :

количество листов в журнале;
подпись директора организации или начальника службы кадров;
печать предприятия.

Порядок нумерации не имеет регламентированный характер . Отмечен лишь тот факт, что приказы должны нумероваться порядковой нумерацией в пределах одного года. Приказ по основной деятельности, по личному составу и распоряжения пронумеровываются отдельно.

Журнал хранится в кадровом отделе, в месте, куда не имеют доступ посторонние лица. Сроки хранения документа определяются законодательством, либо же нормативно-правовым документом организации.

Даже после того, как журнал приказов будет завершен и сдан в архив – его по-прежнему можно использовать в следующих целях :

Для быстрого поиска необходимой документации.
Для проведения разного рода статистических анализов.

Как только документ теряет свою актуальность – его следует уничтожить.

Какими должны быть журналы регистрации и как их нужно прошить? Подробная информация — в данной лекции.

Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье.

Какие документы нужно регистрировать

К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:

сотрудников;
о переводах;
о предоставлении отпусков;
о поощрении и т. д.

С целью систематизации работы с этими документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, журналов, которые ведутся в организации. Обычно их несколько, и каждая ведется в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

Порядок ведения

Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

работников компании, ответственных за хранение и ведение;
замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;
периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.

Срок хранения журналов составляет 75 лет.

Книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.

Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.

Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует. Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

о приеме на работу;
о предоставлении отпусков;
о поощрениях;
об увольнениях.

Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. У кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов. Когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

Вести журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кому как удобнее, поскольку его содержание предназначено исключительно для работников отдела кадров.

Приказы по личному составу используются для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника в организации с любым юридическим статусом. В зависимости от их содержания, бухгалтерия насчитывает премии, заработную плату, отпускные начисления, компенсации. Если работник хочет взять кредит в банке, то среди прочих документов у него потребуют предоставить документы о его трудовой деятельности, в их число входит копия приказа о приёме на работу.

Приказы по личному составу отражают трудовой путь работников организации, и в различных судебных разбирательствах они имеют юридическую силу, подтверждая одну из версий спора.

К приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие:

О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).

В отдельную группу также можно выделить приказы по личному составу, имеющие срок хранения до пяти лет:

О дисциплинарных взысканиях.
О краткосрочных командировках.
О ежегодных оплачиваемых отпусках.
О праздничных днях и др.

В любой организации со временем накапливается большой объём документов, предназначенных для ежедневного пользования. К ним обращаются в случае проведения проверки, аудита или при необходимости предоставления сотруднику определённой справки.

Необходимо также указать литеры, присвоенные приказам, которые подлежат учёту в журнале:

это ЛС для документов со сроком хранения в семьдесят пять лет.
К – для остальных документов, если они регистрируются в книге.

Сам журнал содержит следующие графы:

Номер записи. Каждой записи присваивается свой собственный номер.
Дата приказа.
Номер приказа по кадрам.
Вид приказа (приём сотрудника, его перемещение, увольнение и др.). Краткое содержание приказа (пункт назначения, срок направления в командировку и др.).
ФИО сотрудника или сотрудников, на которых был издан приказ.
Основание (номер письма или трудового договора, или дополнительного соглашения и др.).

Также на каждой странице журнала может стоять подпись лица, отвечающего за её заполнение. Нельзя изымать из журнала листы; если требуется сделать какое-либо исправление, то его необходимо внести под следующим порядковым номером, а также нужно указать основание, почему оно было внесено.

Где можно скачать образец заполнения и бланк документа?

Скачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу можно А вот находится бланк документа.

Электронная форма журнала регистрации приказов по личному составу

При высокой текучести кадров в компании и при большом документообороте очень сложно отследить движение всех документов при помощи журнала в бумажном варианте.

Поэтому компании желательно иметь электронную форму журнала по учёту кадровых документов, которая значительно ускорит процесс поиска требуемой информации по каждому отдельному сотруднику: когда он был в командировке, сколько дней он провёл в отпуске, брал ли отпуск без оплаты труда и др.

Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и пошаговая инструкция находятся

При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.

Если управленческий документооборот в компании ведётся при помощи программы 1С, то все приказы регистрируются в ней автоматически.

Также для внутреннего пользования возможно создать электронную версию журнала в программе Excel. Если в компании журнал изначально ведётся в электронной форме, то все листы, которые были впоследствии распечатаны, нумеруются, прошиваются, а затем опечатываются для сдачи в архив.

Журнал учета кадровых приказов - образец пригодится любой организации, в которой имеются наемные служащие. Этот документ отражает движение приказов в системе кадрового документооборота. О том, как правильно заполнить журнал, расскажем в статье.

Для чего необходим журнал учета кадровых приказов?

Кадровый документооборот имеет специфику ведения, которая заключается:

Как правило, каждая государственная структура утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, в которой содержатся правила ведения кадрового учета, образцы номенклатур, форм описей, иных документов (например, налоговая служба утвердила инструкцию приказом от 01.07.2014 № ММВ-7-10/346@).

В организации с наемными работниками должен иметься журнал по учету кадровых приказов. Обязанность по оформлению и последующему ведению этого документа возлагается на уполномоченного сотрудника, который отвечает не только за достоверность вносимой информации, но и за его хранение. Как правило, данная сфера деятельности должна быть прописана в должностной инструкции служащего и доведена до его сведения.

Так как законодатель не утверждает форму журнала, в котором регистрируются кадровые приказы, то работодатель вправе самостоятельно разработать ее и закрепить в локальном акте предприятия правила заполнения документа. Ниже мы рассмотрим общие моменты, на которые следует обратить внимание при оформлении журнала.

Не знаете свои права?

Как правильно заполнить журнал по учету кадровых приказов?

Журнал можно приобрести в типографии или специализированных магазинах канцелярских товаров. Документ начинается с титульного листа, на котором должны быть указаны сведения об организации, наименование документа, сроки хранения, дата начала и окончания его ведения.

На следующей странице необходимо указать данные лица, ответственного за ведение журнала, документы, на основании которых ему вменяется в обязанность заполнение журнала, и его подпись.

Внутри журнал представляет собой разлинованный на графы лист, включающий следующие столбцы:

порядковый номер;
дата издания приказа и его номер;
наименование приказа (краткое содержание документа);
Ф. И. О. работника, в отношении которого приказ составлен;
основание для издания приказа;
примечание.

Все страницы журнала должны быть пронумерованы, а сам документ — сшит и скреплен печатью организации. Это делается во избежание потери листов журнала или их намеренной порчи с целью сокрытия информации.

Скачать образец заполнения журнала учета кадровых приказов можно на нашем сайте.

Журнал регистрации приказов по личному составу - это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен и .

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет .

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет

о перемещении;
о совмещении;
, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
об изменении фамилии;
о поощрении, награждении;
, премировании, различных выплатах;
все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
об отпусках по уходу за ребенком;
об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
о дежурстве по профилю основной деятельности;
о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

о дисциплинарных взысканиях;
об отпусках в связи с обучением;
о дежурствах;
о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________ __________________________
должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

______________________ _____________________

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе ____

__________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.